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Solutions Collaboratives :
SHERPA de YES pour Sharepoint
Solutions Collaboratives : Sherpa de YES pour SharePoint
Sherpa est un ensemble de composants, de techniques et de services pour la construction de portails collaboratifs dans l’environnement .
Les exceptionnelles fonctionnalités natives de SharePoint permettent de construire des portails de dimension institutionnelle, qui font intervenir l’ensemble des directions et services.
La puissance, la polyvalence et la souplesse de l’outil permettent la construction de portails collaboratifs Sherpa qui répondent aux besoins spécifiques de chaque client
Portail Intranet Collaboratif : Sherpa COL
YES a réuni un bouquet de fonctionnalités collaboratives incontournables dans le portail intranet Sherpa COL.
Périmètre
Le portail est d’une dimension raisonnable pour permettre une mise en œuvre légère et rapide. Les utilisateurs peuvent se connecter rapidement et en masse.
Fonctionnalités
Organisation de la page d’accueil et navigation.
Espaces de travail dédiés.
Outils de communication.
Bureau virtuel de l’utilisateur.
Fonctionnalités collaboratives et participatives.
Les + SHERPA
Organiser les contenus.
Présenter à l’utilisateur les fonctionnalités nécessaires à son activité ( dont Search )
Visualiser les informations relatives aux actualités et évènements
Réunir des fonctionnalités simples et utiles (annuaires, liste de contacts, agendas, …)
Gestion documentaire transversale : Sherpa GED
Le progiciel Sherpa GED prend pour base :
- La gestion documentaire de SharePoint,
- Le moteur de recherche Search,
- La visionneuse universelle Office Web Apps,
- Le moteur de gestion des dossiers administratifs : l’Organiseur.
Sherpa GED complète cette base par les composants documentaires réalisés par YES, notamment l’Organiseur, moteur de workflows pour SharePoint.
Périmètre des fonctionnalités
- Chargement des documents par glisser-déposer.
- Coédition simultanée.
- Fiches documentaires paramétrables sur mesure (métadonnées et plans de classement).
- Versionning : mémorisation / contrôle / restauration.
- Gestion du cycle de vie du document (brouillon, publication, révision, approbation, …).
- Alertes et abonnements.
- Gestion des copies.
- Mise en avant en un clic (promotion d’un contenu).
- Sécurité d’accès et confidentialité : la gestion des habilitations repose sur le système d’autorisations de SharePoint, qui, lui-même, prend pour base l’Active Directory (utilisateurs, et groupes d’utilisateurs).
Dématérialisation des flux entrant : Sherpa GCO
Documents entrants à partir de tous supports :
- Document papier (courrier, facture, …)
- Document électronique de provenance extérieure (document bureautique, Office, PDF, …)
- Document bureautique interne (traitement des formulaires)
- E-mail et Fax
Traite également
- Les appels téléphoniques,
- L’accueil physique,
- Les courriers spontanés.
Fonctionnalités
- Sherpa GCO s’appuie sur le moteur de gestion des dossiers administratifs : l’Organiseur
- Les circuits de traitement du courrier peuvent différer d’un service à l’autre, voire à l’intérieur d’un même service en fonction de la nature du document
- La signature électronique certifiée permet d’éviter de rematérialiser la réponse en vue de la signature
- Quand la facture a été validée (service fait, engagement), elle est transmise au logiciel de gestion financière
- Les dossiers sont mémorisés dans la GED de SharePoint ; ils bénéficient des fonctionnalités natives de SharePoint, et, notamment, de la recherche plein texte, des plans de classement …
L'Organiseur : moteur de gestion des dossiers administratifs
Construit en ergonomie Office, sur la base de données de SharePoint, l’Organiseur gère les dossiers administratifs en général.
L’interface est « mono page », l’appropriation est très rapide.
Les possibilités de paramétrage sont très étendues, ce qui permet de traiter des contextes documentaires très variés ; quel que soit le contexte, l’utilisateur retrouve les mêmes conventions d’utilisation
Les domaines d'application sont nombreux :
- Gestion du courrier : voir Sherpa GCO
- Gestion des factures
- Gestion documentaire : voir Sherpa GED
- Traitement des formulaires internes (e-services)
Quelques fonctionnalités :
- Gestion des Droits : maîtrise du périmètre de visibilité, régulation d’accès, autorisations intégrées SharePoint/AD
- Délégation : programmable par l’utilisateur à l’avance, sur un ou plusieurs de ses circuits, avec un contrôle sur la visualisation et la reprises de ses droits quand il le souhaite.
- Validation à Grande Vitesse (parapheur automatique)
- Visionneuse universelle
- Remplissage de formulaires en ligne
- Métadonnées variables en fonction de la nature du document
- Gestion des pièces jointes / commentaires
- Visas électroniques : Bloquant ou Non bloquant, avec ou sans certification
- Archivage courant : conservation des dossiers ; consultation plein texte à partir du moteur de recherche « Search »
- Collaboration publique / privée, avec transfert total ou partiel des droits
- Pilotage par les tableaux de bord : dossiers actuels et récents, navigation prévisionnelle, tâches déléguées, vision hiérarchique…
La gestion des projets collaboratifs : Sherpa GDP
Sherpa GDP est un progiciel de gestion des opérations, des projets, et des plans d’action proposé par YES sur la plate-forme SharePoint.
Sherpa GDP est un progiciel de gestion des opérations, des projets et des plans d'action proposé par YES sur la plate-forme SharePoint.
Chaque projet est associé à un espace de travail qui lui est dédié et qui propose un ensemble de fonctionnalités :
- de pilotage : liste des tâches, Gantt, indicateurs …
- de collaboration : bibliothèque de documents de travail, forum, calendrier, réunions …
Fonctionnalités transversales
Les tâches qui sont assignées à un même utilisateur dans le cadre de projets différents sont regroupées dans une vue « Mon plan de travail ».
Des fonctionnalités de pilotage transversales permettent d’apprécier l’évolution d’ensemble d’un portefeuille de projets. (tableau de bord, affichage Gantt, alertes, …).
Numérisation et indexation : Sherpa-OCR
Parfaitement intégré à SharePoint, Sherpa-OCR propose toutes les fonctionnalités attendues en matière de numérisation et d'indexation :
Numérisation ou acquisition de documents avec OCR dans SharePoint.
Possibilité de sélectionner l’origine des documents parmi les scanners connectés ou les répertoires de documents.
Plusieurs modes de numérisation sont disponibles : recto simple, recto-verso, acquisition unitaire, acquisition par « lot », …
La séparation des documents est obtenue, soit par détection d’une feuille vierge, soit par détection d’un code-barres.
De puissantes fonctionnalités de traitement d’images transforment les scans de basse qualité (faible luminosité, bruit, …) en images parfaitement nettes et lisibles.
Les métadonnées associées à un document sont mises à jour dans l’interface qui présente ce document.
Toutes les fonctionnalités de Sherpa-OCR respectent l’ergonomie de SharePoint.