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Des logiciels de gestion qualité pour entreprises
Parce qu’elles doivent traiter rapidement des réclamations clients, réaliser des produits de bonne qualité et à moindres coûts et être conformes à des normes qualité de plus en plus sévères, les entreprises sont concernées par l’automatisation des processus qualité.
L’enjeu est de taille : demeurer compétitif sur un marché international et optimiser ses coûts de production.
Fort d’une expérience de près de 20 ans dans l’édition de solutions logicielles pour des organisations du secteur privé et public, Yes a conçu des outils capables d’automatiser les processus de gestion qualité.
Une suite logicielle intégrant un ensemble d’applications
Les modules du logiciel s’intègrent et se configurent à partir d’applications faciles à implémenter et à utiliser par l’ensemble de vos collaborateurs. Les applications sont connectées à une seule et même plateforme offrant les fonctionnalités suivantes :
Gestion du cycle de vie des documents
Le département qualité dispose d’un outil lui permettant de gagner en efficacité grâce à l’automatisation d’un ensemble de tâches administratives : affectation d’un document, contrôle de versions avec possibilité de restaurer des versions précédemment supprimées, et gestion des demandes de modification en fonction des droits utilisateurs.
Avec le logiciel Sherpa Ged, tous les documents sont centralisés au même endroit. Les recherches documentaires sont également facilitées grâce à un moteur de recherche Search.
Mise en place d’actions correctives pour un plan d’action qualité (PAQ)
Chaque évènement indésirable, non-conformité ou réclamation client fait l’objet d’un plan d’action permettant de suivre en temps réel son traitement.
Nos solutions Tenet et Signal permettent au service qualité d’identifier rapidement la source du problème jusqu’à la mise en place d’un plan d’action qualité.
Les formulaires électroniques l’évènement indésirable sont automatiquement générés avec les données jugées pertinentes réduisant ainsi le risque d’erreur Par la suite, les collaborateurs de votre entreprise peuvent les reprendre et saisir les éventuelles informations manquantes.
Gestion des audits qualité
La gestion des audits qualité internes et externes n’est plus géré sur un fichier Excel qui, en plus de présenter des risques de perte ou d’être modifié par n’importe quel utilisateur, fait perdre un temps considérable à vos équipes.
Notre solution Rotas prend en charge tous les référentiels usuels (par exemple : norme ISO 9001) et vous permet de planifier et suivre l’état d’avancement d’un audit qualité. Vos équipes disposent d’une meilleure visibilité de l’audit grâce à des vues par date, audit, auditeur et service.
Automatisation du traitement des écarts et non-conformité
Tout incident (pièce défectueuse, produit non conforme, révision d’un matériau, réclamation client, etc.) est rapidement traités grâce aux formulaires électroniques.
Un système de workflow est mis en place afin d’affecter les ressources aux actions nécessaires et de les alerter en cas de retard. Un suivi en temps réel du plan d’action est mis en place en fonction du degré de criticité, des intervenants, entités, processus, client, produits, etc.
Des tableaux de bord pour piloter vos plans d’action
Des tableaux de bord et rapports graphiques vous permettent de disposer en temps réel de toutes les informations relatives à la gestion d’un plan d’action qualité : source des non-conformité, intervenants impliqués, temps de résolution de l’incident, etc.
Avec ces statistiques, vous mesurez l’écart avec vos objectifs et engagez les bonnes décisions pour améliorer votre démarche qualité et créer une dynamique d’amélioration continue.
Dématérialisation des factures clients et fournisseurs
Le traitement des factures et des courriers est un processus chronophage, lourd et coûteux tant sur le plan humain que financier.
C’est la raison pour laquelle Yes a développé la solution Sherpa GCO, en s’appuyant sur la technologie Sharepoint, capable de gérer tout type de documents comptables. Vous mettez ainsi en place un circuit de traitement rapide et performant : lorsqu’une facture est validée, elle est automatiquement transmise au logiciel de gestion financière.
Notre solution dématérialise et automatise le traitement de toutes vos factures fournisseurs et client. Vous réduisez ainsi les coûts de saisie manuelle et le nombre d’impression papier ou photocopies.
En fonction des droits utilisateurs, vos collaborateurs n’ont accès qu’à un périmètre que vous avez préalablement défini. L’archivage est considérablement facilité et l’ensemble de vos dossiers sont mémorisés dans votre bibliothèque de documents SharePoint.
Un tableau de suivi est mis en place afin de suivre toutes les factures et identifier rapidement les périodes de clôture ou les retards de paiement.
Traitement électronique et automatisé de vos courriers
Sherpa-OCR collecte et traite tout type de courrier : courriers postaux, e-mail, télécopie, réclamation client, quel qu’en soit la source et le format.
Vous avez la possibilité de sélectionner des documents directement depuis des scanners connectés. En outre, plusieurs modes de numérisation sont disponibles : recto simple, recto-verso etc.
Vous mettez en place des processus automatiques (workflow) capables d’affecter automatiquement les courriers auprès des bons interlocuteurs qui sont alertés en cas de retard de traitement. Des tableaux de bord sont disponibles afin de suivre précisément les courriers par date, entité ou service, ressources et dossier.
Un portail intranet
Un portail intranet est un outil permettant à une entreprise d’échanger des informations et données. Conçu comme un site collaboratif, il est réservé aux seuls collaborateurs d’une entreprise et est adapté aux besoins de votre organisation.
Un portail intranet offre de nombreux avantages dont une meilleure circulation de l’information, une rapidité de traitement des dossiers et une automatisation des process internes. En y ajoutant une dimension sociale, le portail interne se transforme en un véritable réseau social d’entreprise.
Notre solution est développée à partir de l’environnement SharePoint, une technologie fiable, pérenne et facile d’utilisation. Rapidement déployée, elle est totalement modulable et intègre diverses applications :
- Un service de messagerie électronique
- Un réseau social interne et des outils de type forum de discussion
- Des calendriers partagés
- Un gestionnaire de contacts
- Un trombinoscope
- Des modules de gestion RH (gestion des congés, notes de frais, entretiens annuels)
- Un système de gestion documentaire (de type GED)
- Un paramétrage de processus de validation
D’autres types d’applications peuvent également être développés selon vos besoins.
Solution extranet
Une plateforme extranet vous permet d’échanger tout type d’information avec vos clients, fournisseurs ou prestataires externes à votre organisation.
Ces derniers accèdent de manière sécurisée à un contenu en fonction des droits utilisateurs définis par vos soins.
De même, il peut être utilisé comme outil de gestion RH (suivi des carrières, gestion des notes de frais, gestion des congés et des bulletins de paie).