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Logiciels de dématérialisation des flux entrants
Le logiciel Sherpa GCO assure la dématérialisation de tout document bureautique entrant quel que soit son type (courrier, factures, e-mail) qu’il provienne de votre organisation (formulaires formulaire) ou d’interlocuteurs externes (document bureautique, Office, PDF).
Notre suite logicielle comprend également l’outil Sherpa-OCR proposant toutes les fonctionnalités liées à l’indexation de documents et la transformation d’images de basse qualité en images parfaitement claires et lisibles.
Automatisez le traitement de tous vos documents administratifs
Quel que soit le format de votre document (Word, PDF, image) et sa nature (facture, courrier papier, e-mail), notre solution logicielle vous permet de disposer des fonctionnalités suivantes :
- Plusieurs modes de numérisation possibles: traitement et indexation de documents en recto-verso en couleur ou par niveaux de gris, noir et blanc. La numérisation peut être réalisée par unité ou par lots.
- Une séparation des documents : la capture de documents par lots est facilitée grâce à une séparation des feuilles qui est automatiquement détectée grâce à une feuille vierge ou à un code-barre. Toutes les pages blanches sont supprimées réduisant ainsi le temps consacré au prétraitement des documents.
- Traitement des images : les scans de mauvaise qualité sont transformés en images nettes et de meilleure qualité. Notre outil vous permet de paramétrer le redressement, l’élimination du bruit, le détourage, la rotation ou encore le recadrage d’une image.
- Compression des images et documents : tous les images et documents en couleur ou en noir et blanc sont compressés dans des formats modifiables réduisant ainsi leur poids sans en altérer la qualité.
Pilotez la gestion de vos factures clients/fournisseurs
Avec Sherpa GEF, toutes vos factures clients et fournisseurs sont automatiquement traitées. Vous réduisez ainsi vos coûts de traitement et optimisez la gestion administrative de votre direction comptable et financière. Votre organisation bénéficie des avantages suivants :
- La mise en place de circuits de validation (workflow) : quel que soit le format de vos factures, celles-ci sont capturées et indexées dans votre bibliothèque SharePoint. Vos documents comptables tels que les bons à payer sont conformes à vos propres règles de gestion interne.
En cas d’impayés ou de litiges, vous pouvez facilement mettre en place des relances. Toutes les factures sont automatiquement affectées aux bons intervenants qui sont alertés en cas de retard. Lorsque vos factures sont validées, elles sont transmises à votre logiciel de gestion financière.
- Une signature électronique certifiée sur tous vos documents : toutes vos factures clients-fournisseurs signées grâce à notre solution sont authentifiées et bénéficient ainsi d’une présomption de fiabilité en cas de production devant une instance juridique.
De plus, cela facilite le traitement de vos documents comptables puisque vous n’avez pas plus à rematérialiser la pièce justificative pour la signer.
- Un gain de temps et d’argent : notre solution s’appuie sur un moteur de recherche pour tous vos documents administratifs.
Vos collaborateurs disposent rapidement des ressources dont ils ont besoin. Vous réduisez également vos coûts de traitement de vos factures en limitant le nombre d’impressions papier.
- Un tableau de bord pour le suivi de toutes vos factures : vous disposez en temps réel d’indicateurs de performances vous permettant de mesurer le nombre de factures en attente de validation, paiement.
Vous identifiez plus facilement et plus rapidement toutes les causes de litiges ou retards de paiement. Des statistiques sont mises à votre disposition par client, fournisseur, site, établissement, intervenant.
Place à la dématérialisation de vos courriers et dossiers administratifs !
Sherpa-OCR facilte la capture d’informations sur tous vos documents, qu’en soit la thématique (demande de fournitures, ordre de mission, courrier entrant, absence, etc.) le format (PDF, Word, Excel, JPEG, etc.) et la source (télécopie, courrier, e-mail, etc.).
Vous réduisez le nombre d’impressions papier et gérez vos courriers avec sérénité. Notre solution présente les atouts suivants :
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- Un gain de temps pour vos utilisateurs : dès la réception d’un courrier ou d’un document administratif, ce dernier est automatiquement affecté aux bons intervenants en suivant un circuit de traitement (workflow linéaire) défini en fonction de plusieurs paramètres dont l’objet du document, la nature du document, les personnes responsables des validations, les délais de traitement, etc.
Les droits d’accès sont programmables par vos soins sur un ou plusieurs circuits de validation et ces derniers peuvent à tout moment être modifiés.
- Des relations plus stables et pérennes avec vos interlocuteurs: en dématérialisant les courriers et actes administratifs, vous réduisez les risques d’erreurs et améliorez les délais de traitement.
Tous vos documents sont hiérarchisés et classés au sein de votre bibliothèque SharePoint.
- Piloter vos documents et dossiers administratifs : vous pouvez consulter l’état d’avancement de tous vos documents et connaitre précisément les délais de traitement de chaque courrier. Vous identifiez rapidement ceux qui sont en attente de traitement et êtes à même de prendre les mesures nécessaires pour améliorer la gestion de vos courriers.
Vous disposez de tableaux de bord vous permettant de mettre en place des statistiques par dossier, période, service, type de courriers, tâchées déléguées et intervenants affectés sur chaque dossier. Ainsi, vous pouvez identifier facilement les sources de blocage et mettre en place une véritable culture d’amélioration continue.
- La signature électronique et l’archivage sécurisé de vos documents : toutes vos données sont stockées de manière sécurisée dans un coffre offre numérique. Pour cela, YES connecte sa solution à un tiers archiveur. Cela vous garantit qu’aucun de vos documents n‘a subi de modifications.
