L’intranet Qualité

Les logiciels « Qualité » proposent tous un système de recherche documentaire intégré.

Ces systèmes n’ont évidemment pas l’envergure des grands systèmes de recherche (Google, Bing…), en particulier au niveau de l’ergonomie.

Les moteurs de recherche qui sont intégrés dans un Intranet respectent généralement les principes de la consultation Internet : recherche plein texte, affinage dynamique contextuel par facettes, aperçu du document sans ouvrir celui-ci…

Mais, surtout, l’utilisateur courant bénéficie d’une seule ergonomie unique pour rechercher des contenus dans tout l’Intranet ; il n’a pas à faire l’apprentissage de l’ergonomie spécifique d’un moteur de recherche « métier ».

Un autre avantage est que les documents « Qualité » sont proposés spontanément à l’utilisateur au cours d’une recherche, même si la recherche n’était pas orientée initialement sur le périmètre de la Qualité ; ceci contribue à la diffusion continue des productions documentaires « Qualité ».

Les procédures de traitement de la qualité s’appuient sur des workflows de validation : révision des documents, traitement des événements indésirables…

C’est également le cas de bon nombre de processus métier : RH (demandes de congés), DSI (ticketting hotline), Finances (validation des factures), DG (gestion du courrier) …

Là aussi, chaque logiciel métier, et en particulier les logiciels de gestion de la qualité embarque un moteur de workflow spécifique doté d’une ergonomie propriétaire.

Le cadre décisionnaire (responsable de service, par exemple) se trouve face à une multiplicité de fonctionnalités de validation qui fonctionnent séparément, et avec des conventions ergonomiques différentes.

Les intranets modernes proposent des moteurs de workflow universels qui s’accommodent de toutes les thématiques et qui véhiculent les workflows de validation de la Qualité dans une ergonomie unique.

Le cadre décisionnaire retrouve, dans un tableau de bord unique, l’ensemble des actions de validation dont il a la charge.

Quand les logiciels de gestion de la Qualité ne sont pas intégrés dans un portail Intranet, la mise en avant des informations Qualité se fait à l’écart du flux d’informations principal de l’établissement :

• alertes descendantes,
• annonce de parution d’un document,
• lancement d’opérations transversales (autoévaluation, audit…).

L’utilisateur du portail n’est pas sollicité directement, il ne peut accéder aux informations à partir de l’interface du logiciel métier de gestion de la Qualité.

Il en résulte que la mise en avant de l’information « Qualité » se traduit souvent par une avalanche d’e-mails au travers de toute la structure.

L’intégration de la gestion de la Qualité dans un portail Intranet fond harmonieusement les informations issues de la gestion de la qualité aux autres informations qui sont mises en avant dans le cadre d’autres thématiques.

La mise en place d’un Intranet s’accompagne de la construction de l’ensemble de fonctionnalités techniques :

• connexion et synchronisation à l’Active Directory,
• SSO,
• accès en mobilité,
• …

Ces fonctionnalités n’ont plus à être gérées dans les logiciels métiers « Qualité », ce qui allège d’autant la mise en œuvre et la maintenance de ceux-ci.