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  • Logiciel de contrôle, identification, évaluation et prévention des risques

    Partenaire des établissements de santé, des collectivités locales et des entreprises du secteur privé depuis 20 ans, Yes conçoit des progiciels dédiés à la gestion des risques permettant le traitement d’évènements indésirables et la mise en œuvre de plans d’actions Qualité.

    Un enjeu d’autant plus important pour les organisations qui :

    Sont engagées dans une démarche de certification ISO de type ISO 9001 ou l’HAS de type V2014 ;

    Souhaitent mettre à jour leur système de management de la qualité (SMQ) pour répondre à une nouvelle procédure d’évaluation d’une norme particulière (ISO, HAS etc.) ;

    Ont l’ambition de créer un système qualité efficace en s’appuyant sur un logiciel fiable et performant.

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    Modéliser et automatiser tous les processus de gestion de risques

    Les progiciels Tenet et AREPO édités par Yes permettent de récolter toutes les données issues de tout type de formulaires électroniques (déclaration, alerte conformité etc.).

    Les informations transmises dans les workflows (ou circuits) permettent de mettre en place un traitement de tout type de déclaration en générant automatiquement des matrices de risques comportant de nombreux éléments, dont le niveau de criticité du risque, la fréquence d’exposition, les moyens de prévention mis en place, les rôles des intervenants, etc.

    Un espace de travail collaboratif est intégré à cette solution afin de diffuser automatiquement toutes les procédures et processus de gestion de risques à votre organisation.

    Toutes les informations recueillies sont analysées et peuvent être exportées au sein de tableaux de bord. Nos progiciels s’adaptent à tout type d’organisation et répondent à tous les standards normatifs et sectoriels des organisations.

    Quels sont les bénéfices d’une gestion des risques efficace ?

    En optant pour un logiciel de gestion de risques, vous contribuez à pérenniser et à rationaliser votre système management qualité. En effet, votre système de management des risques a un impact significatif au niveau de l’organisation et de la structure de votre entreprise. Vous mettez en place des bonnes pratiques et modalités de travail permettant de développer le décloisonnement et la transversalité de votre entreprise ou établissement.

    Gagnez en temps et impliquez tous vos collaborateurs

    Le temps consacré aux tâches administratives est considérablement réduit. Vous bénéficiez ainsi de fonctionnalités avancées vous permettant de rationaliser le cycle de vie de vos documents et d’éliminer toute impression papier.

    Vous impliquez et fédérez vos collaborateurs autour d’une démarche de performance en leur donnant accès à un espace de travail partagé sur lequel ils peuvent télécharger ou enregistrer rapidement les formulaires de déclaration d’évènements indésirables, être notifiés dès qu’une action corrective est mise en place et suivre en temps réel le traitement d’un incident.

    Une traçabilité et une visibilité de tous vos évènements indésirables

    Vous disposez d’une cartographie complète des risques et optimisez la saisie d’évènements indésirables. Vous n’avez donc plus à saisir manuellement chacun des incidents sur un fichier Excel susceptible d’être modifié par quiconque au sein de votre organisation ou pire encore d’être égaré.

    Une dynamique d’amélioration continue et qualité est créée :

    • Le traitement des évènements indésirables est accéléré grâce à un workflow permettant d’alerter tous les intervenants des tâches à réaliser et de leur envoyer des notifications en cas de retard.
    • Le plan d’action qualité est suivi en temps réel. Vous disposez à tout moment de toutes les informations relatives à son traitement (intervenants, tâches à réaliser, retards éventuels, etc.).
    • Un tableau de bord totalement personnalisable est mis à votre disposition incluant des indicateurs de performance dont le temps de traitement de l’évènement indésirable, les retards occasionnés et les sources des incidents permettant de mettre en place les actions correctives nécessaires.
    • Une dimension collaborative à votre management du système qualité est mise en place, permettant à vos collaborateurs d’échanger, partager leurs idées lors de la mise en place d’un plan d’action.
    gestion des risques hopitaux

    Des fonctionnalités avancées pour piloter efficacement votre démarche qualité

    Traitement des évènements indésirables, non-conformité et incidents

    Tout incident, écart, non-conformité, réclamation client, évènement indésirable est déclaré, enregistré et rapidement traité grâce à l’installation d’un formulaires électroniques standardisés.

    Pour chacun des risques identifiés par le progiciel, un système de workflow selon le degré de criticité est mis en place permettant de recenser tous les intervenants, leur affecter des tâches définies et les relancer en cas de retard. Un suivi en temps réel est instauré par ressources mobilisées, par site, tache, par évènement indésirable, degré de gravité et priorité.

    Suivi des audits qualité

    Parce qu’un service qualité d’une organisation est perpétuellement soumis à des audits, Rotas notre progiciel de gestion de risques a été conçu pour en assurer un suivi performant.

    Lors de la phase de planification d’un audit, le progiciel permet d’alerter tous les acteurs concernés et de veiller à ce que ces derniers soient disponibles en vérifiant leurs agendas respectifs. Tous les acteurs contrôlés sont automatiquement prévenus du périmètre de l’audit.

    L’étape de préparation de l’intervention est simplifiée car les rapports générés permettent à l’organisation d’augmenter la réussite aux audits de conformité. Après l’audit, la phase est également analysée grâce à la mise en œuvre d’indicateurs de performance.

    Une gestion des risques

    Une cartographie complète des risques par établissement, activité, processus, famille, service, site, produit, est mise en place. Elle permet à l’organisation de planifier et d’organiser un plan d’action qualité, de disposer de statistiques de tous les évènements indésirables et de générer des rapports d’activité.

    Gestion électronique des documents

    Toute la documentation nécessaire au pilotage d’une démarche qualité est automatiquement générée et stockée dans un espace de travail collaboratif.

    Avec Sherpa Ged, les intervenants d’un même plan d’action qualité peuvent rédiger des documents de manière collaborative. Le versionning permet de disposer rapidement de la bonne version d’un document et de contrôler toute modification en fonction des droits utilisateurs accordés.

    Une gestion de vos objectifs

    Des objectifs peuvent être définis pour chacun des acteurs impliqués dans un plan d’action qualité. Des dates automatiques peuvent être paramétrées afin de mettre en place un relevé précis des actions et tâches réalisées. En cas de retards importants, des relances automatiques sont envoyées aux personnes concernées.

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    Agence NOVO