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Logiciels de gestion électronique de documents — GED
La gestion, la création, l’échange, l’indexation et stockage de vos contenus est un enjeu primordial pour diminuer la prolifération de document papier et bureautique.
Éditeur et intégrateur de logiciels de gestion Qualité depuis 20 ans, Yes vous propose une solution Ged développée sous Microsoft SharePoint vous permettant de centraliser tous vos documents en un seul lieu.
Les bénéfices d’une solution de workflow documentaire de type Sherpa Ged
- Trouvez rapidement toutes les données dont vous avez besoin en seulement quelques clics
- Échangez de manière sécurisée à l’intérieur et à l’extérieur de votre organisation
- Gagnez du temps en supprimant l’échange manuel de documents
- Créez un processus optimisé de validation de contenus : à chaque étape, contrôlez l’état d’avancement de vos collaborateurs et réduisez les temps de validation
- Réduisez les risques d’erreurs de saisie réduits en uniformisant tous vos documents
- Faites appels au quotidien aux modèles documentaires structurés de votre organisation
- Centralisez votre gestion documentaire en utilisant une seule et unique solution
- Modifiez, restaurez ou validez les versions d’un même document en quelques clics
- Éviter les impressions papier, les risques de pertes de documents et réduisez vos coûts traitement
Comment Sherpa Ged vous aide à automatiser et à standardiser la gestion de vos documents ?
La solution Sherpa Ged (Gestion électronique des documents) a été conçue pour optimiser les processus documentaires.
Le progiciel s’implémente facilement, quelles que soient votre infrastructure informatique et votre masse salariale. Découvrez toutes les fonctionnalités de cette solution pour votre organisation.
Mettez en place une véritable architecture de l’information au sein de votre organisation !
Simple : Sherpa Ged vous permet de gérer l’ensemble de vos contenus, qu’ils soient multimédias ou textuels. La création de vos documents est considérablement simplifiée, elle est également classée et archivée dans une bibliothèque SharePoint. Les documents en cours de création, modifiés ou terminés sont intégrés au sein d’étapes successives correspondantes à un workflow particulier.
Facile : Sherpa Ged met en place une arborescence de l’information au sein de votre organisation, facilitant la circulation de l’information entre les collaborateurs de différents services.
Adaptée : Sous Microsoft SharePoint, des applications métiers peuvent être également intégrées afin de permettre à toutes les directions de votre organisation d’utiliser une solution adaptée à leurs besoins.
Standardisez vos documents et mettez-les en conformité avec vos règles d’utilisation et d’archivage
En nous confiant la gestion électronique de vos documents, vous simplifiez la numérisation de l’ensemble de vos contenus tout en bénéficiant d’un stockage sécurisé.
Uniformisation : Comment faire pour échanger des fichiers avec vos partenaires/prestataires/clients si vous ne disposez pas d’une standardisation documentaire ? La solution Sherpa Ged vous permet d’uniformiser le format de tous vos documents : taille de la police, taille des paragraphes, création d’une table des matières, etc.
Archivage : Vous disposez également d’un archivage légal à valeur probante de l’ensemble de vos documents en y incluant des fonctionnalités telles que les signatures ou l’horodatage.
Contrôle : En activant le contrôle de version dans vos listes Microsoft SharePoint (calendriers, listes personnalisées, listes de suivi des problèmes) ou dans une bibliothèque de documents, vos collaborateurs peuvent suivre et contrôler toutes les versions d’un même document.
Ainsi, et si cela s’avère nécessaire, vous êtes à même d’examiner ou de restaurer une version antérieure d’un document, un élément ou un fichier.
Diffusez vos documents et transférez toutes vos données externes
Cible : Que vous soyez un établissement de santé qui interagit avec un groupement hospitalier du territoire (GHT), une collectivité locale échangeant des documents avec une administration publique ou une entreprise devant transférer ses dernières factures à ses clients, vos contenus seront toujours amenés à être échangés.
Sécurité : Avec la solution Sherpa Ged, partagez vos documents et collaborez simplement et en toute sécurité avec des personnes extérieures à votre organisation.
Des fonctionnalités avancées pour l’exploitation de données
En plus de centraliser, automatiser et standardiser vos documents, Sherpa Ged vous permet de mettre en place une analyse décisionnelle de vos données dans un tableau de bord personnalisé en fonction d’indicateurs de performance que vous aurez préalablement définis.
Microsoft SharePoint : une solution fiable et pérenne
Microsoft SharePoint est une plateforme collaborative, parfaitement intégrée à la suite Office. Elle s’adapte à tout type d’organisation (établissement de santé, collectivité locale, entreprise) quelle que soit sa taille.
Sherpa Ged est une solution que vous pouvez stocker sur votre serveur local permettant à vos collaborateurs de travailler en mode hors connexion tout en synchronisant l’ensemble des documents.
Simplicité d’utilisation alliée à une ergonomie claire et intuitive, vos collaborateurs s’adapteront facilement à notre solution. De plus, sa facilité d’administration vous permettra de gérer les autorisations d’accès aux documents en fonction de critères que vous aurez préalablement définis.
Le moteur de recherche intégré permettra à vos collaborateurs de trouver rapidement n’importe quel document. Évolué et intelligent, il affichera des résultats de recherche présents dans Microsoft SharePoint et sur le web.
Enfin, ses fonctionnalités de suggestion facilitent la recherche d’un collaborateur en associant sa requête avec des recherches effectuées par d’autres collaborateurs sur une thématique proche.